¿Cómo construir una sala de control?

Construir una sala de control eficaz no es tarea fácil. Como centro neurálgico de operaciones críticas, el diseño y la distribución influyen directamente en la capacidad de los empleados para realizar su trabajo en situaciones rutinarias y de emergencia. Si lo hace bien, dispondrá de unas instalaciones de vanguardia. Si lo hace mal, acabará teniendo problemas de productividad y una elevada rotación de personal.

Pero crear una sala de control de alto rendimiento no tiene por qué ser complicado. Siga esta guía paso a paso y tendrá un centro de control de primera clase que cumplirá las últimas normas ISO.

¿Cómo construir una sala de control?

Paso 1: Definir objetivos y crear una hoja de ruta

Como en la mayoría de las grandes iniciativas, el primer paso es definir claramente sus objetivos. ¿Necesita construir una sala de control desde cero? ¿O sólo necesita renovar el espacio existente?

Sea lo más específico posible. Objetivos como "hacer que los operarios sean más productivos" son importantes. Pero sin contexto, es imposible hacer un seguimiento del progreso. En su lugar, establezca objetivos S.M.A.R.T. como:

• Reducción del tiempo medio de gestión de llamadas en 20%
• Reduce el deslumbramiento del monitor para aumentar la visibilidad
• Espacio para dos operarios adicionales

Una vez fijados los objetivos, elabore una hoja de ruta del proyecto con los principales hitos. Contar con un plan documentado desde el principio mantendrá alineadas a todas las partes interesadas a medida que el proyecto se pone en marcha.

Paso 2: Realizar un análisis operativo

Ahora es el momento de analizar cómo funciona realmente su sala de control. La mejor forma de hacerlo es completando un análisis operativo.

El objetivo aquí es comprender íntimamente cómo trabajan sus empleados minuto a minuto. Esto incluye saber:

• Qué sistemas y programas informáticos utilizan
• Cómo interactúan los operarios con sus compañeros y la dirección
• Mapas de calor que muestran los movimientos de los operadores
• Puntos débiles del flujo de trabajo y las herramientas actuales

Los datos que apoyan su análisis pueden proceder de

• Entrevistas: Mantenga conversaciones estructuradas y libres con varios empleados.
• Encuestas: Crear cuestionarios estandarizados para descubrir tendencias.
• Observaciones: Mira literalmente por encima del hombro para ver cómo trabajan los operarios.
• Sesiones: Organizar talleres de colaboración para aportar ideas.

Dedicar tiempo a un análisis operativo parece tedioso. Sin embargo, los datos que se obtengan de él servirán para determinar la ubicación de las consolas, el diseño de los flujos de trabajo y la distribución de las salas, entre otras cosas.

Paso 3: Crear diseños esquemáticos de las salas

Una vez definidos los objetivos y recopilados los datos, es hora de empezar a crear diseños preliminares de las estancias.

¿El primer paso? Trazar diagramas de flujo de trabajo que tengan en cuenta:

• Movimientos del operador
• Tráfico peatonal de otros empleados
• Requisitos de colindancia con otros espacios
• Qué equipos deben colaborar

Estos mapas de flujo de trabajo sirven de base para la distribución de las salas de control.

A continuación, colabore con su arquitecto para traducir los resultados en esquemas de salas de alto nivel. Además, asegúrate de simular varios escenarios de emergencia para someter los diseños a pruebas de presión.

Es de esperar que se realicen varias iteraciones. Pero con cada nueva versión, el diseño responderá mejor a los objetivos, las limitaciones del flujo de trabajo y las necesidades de los usuarios finales detectadas durante el análisis operativo.

Paso 4: Seleccionar los equipos críticos

La distribución de las salas de control evoluciona rápidamente gracias a los avances en tecnología de visualización y colaboración.

Con infinitas opciones entre las que elegir, la selección del equipamiento se reduce a dos factores principales:

Criticidad

Dé prioridad a las herramientas y el mobiliario que repercuten directamente en la productividad, la salud y la seguridad de los operarios. En la mayoría de las salas de control, esto incluye:

• Consolas: En consolas de sala de control son los puestos de trabajo principales de cada operador.
• Sillas: Ajustable para ergonomía.
• Iluminación: Iluminación ambiental y de trabajo.
• Pantallas: Videowall y pantallas de operador individuales.

Deje de dar prioridad a los equipamientos no esenciales, como los adornos de diseño estético o los muebles de gama alta.

Preparado para el futuro

El ciclo de vida de una sala de control abarca muchos años. Por eso es fundamental prepararse para el cambio durante el proceso de diseño.

Cuando evalúe las opciones, busque equipos que:

• Modular: Fácilmente reconfigurable en función de las necesidades.
• Interoperable: Se integra con hardware y software de terceros.
• Adaptable: Admite el despliegue de nuevas funciones.

Crear capacidades preparadas para el futuro por adelantado reduce el riesgo y prepara su sala de control para dar cabida a nuevas innovaciones en el futuro.

Paso 5: Confirmar diseños y especificaciones

Llegados a este punto, debería tener una buena idea de cómo quiere que sea su sala de control, hasta los modelos exactos de equipos y su ubicación.

Antes de dar el pistoletazo de salida a la construcción, haga una última pasada de diseño utilizando renderizados en 3D y recorridos virtuales.

Estas imágenes realistas tienen dos objetivos importantes:

1. Permite a los ingenieros confirmar que las restricciones espaciales, como las líneas de visión, no están obstruidas.
2. Dar el visto bueno final a las principales partes interesadas y a los usuarios finales basándose en experiencias simuladas.

Los pequeños retoques descubiertos durante esta fase son MUCHO más fáciles de aplicar que después de que empiece la construcción.

Etapa 6: Construcción e instalación de equipos

Una vez consolidado el diseño, es hora de empezar. La fase de construcción implica:

• Demolición de infraestructuras existentes
• Construcción de nuevos muros, suelos y servicios públicos
• Instalación y conexión de hardware

Durante este frenesí de actividad, no pierdas de vista el calendario y el presupuesto. Incluso con la mejor planificación, pueden surgir complicaciones.

Trabaje con contratistas y arquitectos para resolver rápidamente cualquier contratiempo que amenace los objetivos de los hitos. Mantener unos canales de comunicación sólidos es fundamental.

Paso 7: Probar y validar las capacidades

Antes de que los operarios pongan un pie en el nuevo espacio, pruebe la sala de control. Las pruebas de validación son fundamentales para:

Funcionalidad

Compruebe a fondo que las pantallas, las consolas y el software funcionan como se espera. En el caso de sistemas complejos, considere la posibilidad de probar primero los componentes individuales antes de evaluar interacciones más amplias.

Usabilidad

A continuación, incorpore a los usuarios finales para que colaboren, gestionen eventos simulados y ejecuten las tareas habituales. Recoge opiniones sobre el diseño, la ergonomía y el flujo de trabajo.

Al final de las pruebas, debe disponer de datos concretos que muestren cómo se comporta la sala de control con respecto a los objetivos definidos en el primer paso. Si los resultados no se ajustan a los objetivos, utiliza los resultados para hacer los últimos ajustes antes de ponerlo en marcha.

Paso 8: Formar a los empleados en los nuevos sistemas

Incluso después de realizar pruebas rigurosas, es de esperar una curva de aprendizaje a medida que los empleados se familiarizan con los nuevos procesos que permite el espacio actualizado.

Reducir el impacto del cambio impartiendo formación específica sobre:

• Orientación del diseño
• Capacidades de hardware y software
• Flujos de trabajo mejorados
• Formación cruzada para funciones rotativas

Los simuladores que emulan situaciones de emergencia son especialmente útiles para preparar a los operadores a manejar situaciones intensas.

Paso 9: Optimizar continuamente

Celebre el éxito de la puesta en marcha. Pero no te duermas en los laureles una vez que la nueva sala de control esté operativa.

Programe "puestas a punto" periódicas para solicitar la opinión de los empleados y evaluar las métricas con respecto a los objetivos:

6 meses:

Recopile las opiniones de los empleados sobre lo que funciona bien y lo que hay que mejorar. Los éxitos rápidos pueden abordarse de inmediato, mientras que las iniciativas de mayor envergadura se incorporan a la hoja de ruta del año siguiente.

Anualmente:

Dé un paso atrás para revisar los objetivos de la sala de control y los indicadores clave de rendimiento (KPI). Analice nuevas oportunidades de optimización que puedan integrarse en la planificación de la hoja de ruta del próximo año.

Trate su centro de control como un espacio dinámico en constante evolución. Las pequeñas mejoras continuas a lo largo del tiempo pueden tener un impacto enorme.

Lista de comprobación de la sala de control

Para diseñar una sala de control que funcione a la perfección hay que estar dispuesto a iterar, recabar información y no perder de vista los objetivos finales.

Aunque las necesidades de cada organización son diferentes, esta lista de comprobación resume los pasos clave para el éxito de la sala de control:

 ? Clearly define goals and create a roadmap

 ? Conduct an operational analysis

 ? Map out workflow diagrams

 ? Develop room layout schematics

 ? Evaluate and select critical equipment

 ? Confirm designs using 3D renderings

 ? Build out and install gear

 ? Functionally test capabilities

 ? Train employees on systems

 ? Continuously gather feedback

En conclusión

¿Listo para transformar su centro de control? Ahora que ya sabe cómo construir una sala de control desde cero, es hora de convertir esa visión en realidad. Acércate si necesita ayuda para encontrar socios de primera categoría con los que colaborar. Le deseamos que lleve sus instalaciones (y sus operaciones) al siguiente nivel.